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OA系统进化论:从组织管理到业务管理

来源: 互联网TAG标签: 作者:SAP中文学习网 点击:
         1、项目需求

  浙江省特种设备检验研究院是浙江省质量技术监督局直属,专业从事锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械、厂(场)内机动车辆等特种设备的法定检验工作,是目前浙江省规模最大的特种设备检验检测机构之一。

  随着近年来业务量的迅猛增加,浙江省特检院的办公压力也越来越大,人员行政管理、公文管理、财务管控、评审管理以及仪器设备管理等各项工作都非常繁重,院内部讨论决定采用一套符合自身情况的OA来达到管理需求。最终通过严格的招投标,华天动力OA在众多强有力的竞争对手中脱颖而出,成为了该项目的解决方案提供者。

  浙江省特检院对于OA系统的需求,除了满足通知公告、文件发布、采购维修审批、日常行政审批等常规性工作以外,更重要的是实现各项业务管理的自动化。从组织管理渗透到业务管理,也正是近几年OA系统发展的一个重要趋势。

  浙江省特检院选择华天动力OA系统作为自己的合作伙伴,这主要有三个原因:首先,华天动力OA系统在业内具有良好的口碑,实用性、易用性突出;其次,华天动力OA系统的流程管理是业内最好的;最后,华天动力具有自定义平台功能,可以极为快速的搭建个性化的业务管理功能,降低实施周期和成本。

  2、项目内容

  浙江省特检院采用的是华天动力OA系统的平台版,这样一方面通过OA系统自带的模块以及表单功能,解决了公文收发文、信息发布、个人办公、综合行政、人力资源以及流程的审批管理等基础的需求。

  另外一方面更加重要的是,通过自定义平台的功能,搭建出了五大特色模块:财务费用管理、物品统计发放、仪器资产管理、人员综合信息管理、报表综合分析。而这几大模块,正是本项目的核心;

  1) 财务费用管理

  通过对特检院财务需求的仔细分析和调研,该模块主要是实现了院内部财务的预算、费用的报销、费用的申请的管理;通过预算的编制、修改、调整来实现财务源头的控制,通过费用的前置申请、各项财务费用的报销解决了财务支出的跟踪记录,强大的财务报表分析使的各项明细支出更加的清晰和一目了然。

  2)统计发放管理

  院里面每次要统计员工各种各样的采购的需求时,都需要花费大量的工作精力,该模块实现了这方面工作的简化,如要统计各种规模物品的采购需求时,只要当事人填写自己的需求,系统就能自动统计出采购汇总表;

  3)仪器资产管理

  主要实现仪器资产的采购、维修、借用、归还、报废等申请的网上流转和审批。通过查看仪器资产的台账,除了可以看到仪器资产的基本信息以为,还可以查询到目前的使用状态、资产残值、存放地点以及设备供应商的相关信息,并且对于该仪器历史的记录一目了然。

  实现每一仪器设备一条记录档案功能。设备使用能追踪到每一个使用人,并且能支持导入导出成EXCEL的功能。

  4)人员综合信息管理

  院里面的员工数量有几百人,传统的员工管理使领导倍感吃力;通过对特检院该需求的仔细分析,整理和开发,最后人员综合信息管理模块应运而生;

  每个员工除了基本信息之外,还有很多诸如教育经历、合同情况、持证情况、培训情况、职务职称变更等信息,这些都是员工自己和领导关注的,通过人事综合查询模块,可以清楚的查询到权限范围内的该员工的所有情况,这些就避免了传统方法中需要从多处收集一个人的相关信息,并且通过权限的控制,使得部门领导能看到部门员工的信息,个人只能看到自己的信息,院领导能看到所有员工的信息,该模块大大方便了领导对于下属的管理。

  5)报表综合分析

  强大的报表综合分析,可以抓取OA系统里面各个模块、多个维度的数据进行汇总分析;财务方面的报表分析,可以使得单位内财务的预算支出情况显得一清二楚,并且可以查看每一项具体的费用的去向,结合图像功能使得领导一目了然,不但节省了员工的统计工作,而且给领导做管理决策提供了数据支持。

  另外,人事招聘、物品发放、仪器资产等相关的报表,也同样给相关使用部门的领导带来了很大的方便;

  3、客户体验

  虽然系统使用不久,但浙江省特检院已经在华天动力OA系统上建立了行政、人事、培训、评审、等50余项基础审批流程,涵盖了日常工作和业务审批的大部分流程。 OA系统大大提升了特检院公文、人事行政以及各项流程的审批效率,提高了行政部门对于物品的统计、领用的效率,对于财务报销管控也实现了电子化,提高了报销的效率;对于人员综合信息的管理、强大的报表分析功能无疑是给院领导的工作雪中送炭。

  同时,除了个别具有复杂逻辑的查询模块,需要撰写一些接口代码,实现对业务系统的对接外,省特检院的特色模块全部通过华天动力的自定义平台搭建而成,将开发周期和成本降低了2/3以上。这些特色模块的升级也将通过自定义平台快速实现。

  浙江省特检院OA系统的应用在特检行业内提供了良好的榜样,为特检行业提供了具有很大参考价值的解决方案。

(编辑:cindy liu )
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