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CIO遇上OA 曝光独家选型秘笈

来源: 互联网TAG标签: oa 作者:SAP中文学习网 点击:
     CIO遇上OA,会有什么化学反应?CIO作为集团企业信息化建设的首要引领者,肩上的责任重大。随着OA办公系统价值的广泛传播,OA技术平台的多次演变,以及集团企业对于OA办公系统的需求日益彰显,OA办公系统成为继财务软件、ERP之后的第三大管理软件,正在以每年30%以上的速度快速扩容,预计2013年将达到130亿左右。同时, OA选型的难题也极度困扰着信息化建设的中坚力量CIO。CIO与OA初次碰撞,需要掌握哪些选型经验。借此,笔者走访了国内“高端协同办公系统第一品牌”九思软件(www.jiusi.net),独家放送OA选型秘笈。

     一、清醒认识OA

     OA办公系统与其他HR、财务软件相比,应用范围涉及全员。OA办公系统的真正应用,实际上是一场工作模式和管理机制的改革。CIO在OA选型的过程中,要清醒地认识到, OA办公系统成功应用不是一蹴而就,实现某个部门的全部需求,持续深入的推广应用,需要调动众部门的积极性,协同作战性。因此,OA办公系统的选型也要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合。

     二、OA核心需求压倒一切

     OA软件的应用范畴涉及到所有知识性员工,是全员信息化的第一台阶。我们初步认识到OA办公系统的全员应用性之后,在提取OA的需求上自然着重把握全员核心需求。如果以通用性和经常性两个纬度对OA软件的功能进行筛选的话,OA软件的核心应用是:流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算机、万年历等)。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话,基本上遵循80:20定律,其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值,而其余的模块带来20%的价值。

    对各部门汇集而来的OA需求做完减法之后,带着OA核心需求,我们还要重点考察OA办公系统的核心应用:工作流程,以及OA办公系统的技术水准。

     三、技术平台直指JAVA

   JAVA语言,以其跨平台特性,面向对象特性,安全特性引领着技术发展方向,并且通过把数据库访问,JAVA 组件和WEB技术等有机地集成在一起,特别适合于构建复杂的大中型集团应用,更好支持B/S 结构,保证系统具有很好的可扩展性,迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广,在OA领域的市场份额不断扩大。

     OA技术平台的选择与OA产品的成熟运转、升级、扩展集成等紧密相关。从目前OA办公系统的技术发展趋势来看,已经抛弃了过去的Domino、.NET,正在向JAVA技术平台急速演变。像九思软件、致远协创等一开始就在OA技术上,占据了制高点,无疑也是对持续合作的客户升级以及整合集成奠定了技术基础。

     四、关注厂商态度

     OA软件是涉及到全员使用的管理软件,因此采购OA软件与采购财务软件、硬件设备不同,不是简单的、一次性的买卖交易,而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务,在这个过程中,需要持续不断的与厂商互动,来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。

      在持续出现的、纷繁复杂的问题面前,客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员,是无法调动整个组织进行资源协调和支持  的,因此选择产品的同时,也要重点考察OA厂商的态度,判断他们是否重视你,选择一个爱你的人,远比选择一个你爱的人重要。

     而管理软件领域内,众所周知的潜规则是:领导只参与和出席公司认为重要的项目选型,领导的级别越好,说明对你越重视,也意味着过程中遇到问题后,资源协调到位的可能性越大。

     五、把控综合成本 物有所值

    OA办公系统作为管理软件与硬件不同,收回的价值不仅要看,刨去多少采购成本,更要看软件应用,能够为集团企业带来多少潜在价值。大多数CIO在评估OA软件的成本是,只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价,而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等。

     关于OA软件选型过程中的采购成本,行业内的潜规则是:去掉最便宜的,去掉最贵的,选择综合成本受控的厂商。

(编辑:cindy liu )
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